転職エージェントでトラブルが起きない上手な断り方とは?シーン別にご紹介!

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転職エージェントを利用して転職活動を行った際に、断るのは失礼ではないか?と思い、土壇場でキャンセルしてしまうのはNGです。

転職エージェントでは、担当者がいるので、自分一人の転職活動ではありません。

断ること自体は可能ですが、相手に失礼のないように断る必要があります。

今回は、転職エージェントでトラブルが起きない上手な断り方を、シーン別にご紹介します。

転職エージェントを断る方法はメール?電話?

転職エージェントは、転職サイトと違いアドバイザーが付くこともあり「親身になって相談に乗ってくれたのに…」と断りづらいと言う人も多くいます。

ただ、自分の気が進まない会社に応募した場合、すぐに退職してしまえば、逆にそちらの方が相手にとってもマイナスになります。

転職エージェントは断ることが出来ないと思い込む人も多いですが、結論から言ってしまえば断ることも可能です。

①電話で断る
メールだけで断るのは失礼では?と思うなら、メールと同時に電話でも断りをいれましょう。
断りのメールを送った時点で担当者はすぐに電話を入れてくることも多いので、電話でもしっかりと辞意を伝えましょう。

②直接面会して断る
一番しこりが残らない断り方は、直接会って断ることです。
面接まで行ったなどの場合は、相手にも迷惑をかけることになるため、誠意を見せると同時になぜ断るのかの理由をはっきりと伝えましょう。

③メールで断る
メールでは失礼にあたるのでは?と思われるかもしれませんが、基本的に転職エージェントの担当者とはメールやチャットでやり取りすることが多く、メールで断っても問題ありません。
直接会って断るのは難しいなどの場合は、履歴で証拠が残るメールで断るのも一つの方法です。

転職エージェントの断り方【シーン別】

転職エージェントで断る際には、どの段階で断るのかでも違ってきます。

後々のしこりを残さないためにも、担当者に誠意を見せることが大切なので、シーン別に断る方法など、以下にいくつかご紹介します。

シーン①登録&面談まで行った場合

転職エージェントでは登録後に、すぐに担当者から電話がかかってきて、面談の日にちなどのスケジュールを組むことになります。

ただ、この段階でも、日程が合わないこともありますし、転職する気が起こらなくなったなどの状況に陥ることもあるでしょう。

まだ登録の段階なので、断るのはそれほど失礼には当たりません。

以下に、日程が合わなかった場合の断り方の例文をご紹介します。

「○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。○○太郎と申します。

大変恐縮ですが、諸事情により、お願いしていた日程で伺うことは困難となりました。

つきましては、日程の変更をお願いしたく、ご連絡させていただきます。

~ 日程変更の日付を書く~

ご調整していただいたのに、大変申し訳ありません。

何卒よろしくお願いいたします。

○○太郎
~住所、電話番号、メールアドレスを書く~」

ポイントは、敬語を使うことと感謝の気持ちを伝えることです。

電話の際にも同じように断る理由をしっかりと伝えると同時に、感謝の言葉も伝えましょう。

シーン②求人紹介での断り方

求人を紹介されたとしても、自分の希望に合わない求人は断ることも必要です。

以下に、求人の紹介を断る際のメールの例文をご紹介します。

「○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。○○太郎と申します。

案件をお送りいただきましてありがとうございます。

内容をチェックさせていただきました。

お手数をおかけしているのに心苦しいのですが、今回ご紹介いただいた案件は、労働時間について当方の希望していた案件ではありませんでした。

ご調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

今後似たような案件の求人がございましたら、ご紹介していただけましたら幸いです。

~自分の希望条件を書く~

もし当方の望む条件が難しいのでしたら、ご指摘いただけたら幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

○○太郎
~住所、電話番号、メールアドレスを書く~」

求人を断る際のポイントは、希望条件をしっかりと伝えることが大切です。

その上で、希望条件とは合わないことを伝えれば、担当者も「この人にはこの求人は合わないんだな」と別の案件を紹介してもらえるでしょう。

自分でここは譲歩できる部分と譲れない部分をしっかりと伝えるようにしましょう。

電話で断る際にも同じように、希望条件を伝えることが大切です。

シーン③面接の段階での断り方

面接では一次面接と二次面接かによっても違ってきますが、面接を断るためにははっきりとした理由がなければいけません。

以下に、一次面接を断る際のメールの例文をご紹介します。

「○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。○○太郎と申します。

この度は●月●日に面接予定の「××会社」の面接を辞退したく、ご連絡させていただきました。

理由としては、転職活動を継続していくにあたり、労働時間や福利厚生などを考慮して、××会社の志望動機が低くなったことが挙げられます。

このまま面接を続けたとしても、入社する可能性は低いため、早めに辞退すべきと判断させていただいた次第です。

このような結論になり、○○様には多大なご迷惑をおかけしていまい、大変申し訳ありません。

また××会社の担当者様にも誠に申し訳なく思っている旨、お伝えいただければ幸いです。

大変お手数をおかけしますが、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

○○太郎
~住所、電話番号、メールアドレスを書く~」

面接での断り方のポイントは、早めに連絡を送ったことをアピールすることです。

書類選考を終えて、面接まで行った場合会社からの信頼を担当者が失うことでもあります。

ただ、はっきりとした理由があれば断ることも可能なので、入社してからすぐに退職するよりも、早めに断りを入れた方が相手にもさらに迷惑をかけずにすみます。

シーン④内定段階での断り方

もし内定まで進んだ後に断りを入れるなら、内定辞退の理由を先に担当者に相談しておきましょう。

以下に、内定を断る際のメールの例文をご紹介します。

「○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。○○太郎と申します。

先日内定をいただきました××会社につきまして、大変心苦しいのですが内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

理由としましては、別の転職サービスで内定をいただいた会社に入社することを決めたからです。

××会社は大変魅力的な会社ではありましたが、業務内容や待遇などを考慮した結果として、他企業に入社を決心いたしました。

○○様には転職活動において、全面的にサポートしていただき、大変感謝しております。

それにも関わらず、お手間をおかけしましたこと、深くお詫びを申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

○○太郎
~住所、電話番号、メールアドレスを書く~」

内定まで決まっていた時の断り方のポイントは、申し訳ない気持ちをしっかりと伝えることです。

複数の会社から内定をもらって、別の会社に入社することは多々あることなので、その点では気にする必要はありません。

ただ、転職エージェントでは担当者がいるので、手間をかけてしまったことに対してはしっかりと謝罪するのがポイントです。

電話でも同じようにして、内定の取り消しの理由を伝えるようにしましょう。

シーン⑤入社段階での断り方

内定が決まり入社してから断るのは、まず大変失礼であることを理解する必要があります。

入社後に断るのは、本来あり得ないことなので、その分しっかりと断らなければいけません。

以下に、入社を断る際のメールの例文をご紹介します。

「○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。○○太郎と申します。

先日内定承諾を行った××会社ですが、内定を辞退させていただきくご連絡させていただきました。

一度内定を承諾した後に、身勝手な決断をしてしまい、大変申し訳ありません。

仕事内容や待遇など考慮した結果、このような結果になってしまい○○様には大変申し訳ないと思っております。

身勝手な決断だとは存じておりますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○太郎
~住所、電話番号、メールアドレスを書く~」

入社は転職活動のゴール地点ですから、どのシーンよりも謝罪の気持ちが大切になります。

もしのっぴきならない事情で内定を取り消す場合には、素早く断りを入れましょう。

また断る際には、明確な理由がなくてはいけないので気をつけましょう。

まとめ

転職エージェントで断る際には、まず担当者に手間をかけてしまうことを忘れず、辞退するならなるべく早く行いましょう。

放置は絶対にダメなので、断りの際には例文を参考に、相手に感謝の気持ちを伝えることも大切です。

メールでも電話でも断ることはできますが、何か事情がない限りは出来るだけ直接面会してから断った方がしこりも残りません。

転職エージェントは便利ですが、相手がいることはしっかりと覚えておきましょう。

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